Stell dir vor, du suchst eine Expertin, die dir bei einem Thema weiterhilft, das du schon viel zu lange vor dir herschiebst. Du hast endlich den Entschluss gefasst, das Thema anzugehen, hast recherchiert und zwei Favoriten gefunden. Jetzt fehlt nur noch ein kurzes Kennenlerngespräch, um sicher zu sein, dass ihr zusammenpasst.
Coach A hat eine tolle Website mit allen Infos. Auf der Kontaktseite steht eine E-Mail-Adresse, verbunden mit dem Hinweis, dass die Antwort ein paar Tage dauern kann.
Coach B hat ebenfalls eine ansprechende Seite, auch eine E-Mail-Adresse — aber zusätzlich die Möglichkeit, direkt einen freien Termin für ein Erstgespräch zu buchen.
Was denkst du, wo wirst du dich zuerst melden?
Die meisten von uns klicken sofort auf „Termin buchen“. Kaum jemand schreibt Coach A noch eine E-Mail, wenn es bei Coach B so viel einfacher geht.
Ich selbst nutze Terminbuchungstools wie Calendly, TuCalendi und TidyCal schon seit Jahren und möchte sie nicht mehr missen. Gerade als Virtuelle Assistentin waren das mit die ersten Tools, die mir den Alltag erleichtert haben.
Warum ein Terminbuchungstool sinnvoll ist
Weniger Aufwand bei der Planung
Du sparst dir das ewige Hin und Her, um passende Termine zu finden. Deine Kundinnen und Kunden sehen sofort, wann du verfügbar bist.
Rund um die Uhr buchbar
Auch wenn du schläfst oder im Urlaub bist: Interessierte können jederzeit selbst einen Termin wählen.
Keine Doppelbuchungen
Deine Kalender sind integriert, nur freie Zeitfenster werden angezeigt. Überschneidungen gehören der Vergangenheit an.
Automatische Erinnerungen
No-Shows werden seltener, weil Kundinnen und Kunden automatisch vor dem Termin erinnert werden. Umbuchen oder Absagen funktioniert ebenfalls ohne E-Mail-Chaos.
Professioneller Auftritt
Eine schöne, intuitive Buchungsseite wirkt seriös und gibt deinen Kundinnen und Kunden ein gutes Gefühl.
Alles an einem Ort
Viele Buchungstools lassen sich mit Zahlungsanbietern wie Stripe und PayPal verbinden. Auch Zoom-Links kannst du direkt mitschicken lassen.
Beliebte Tools im Überblick
Es gibt eine Menge an Buchungstools, aber drei haben sich in meinem Alltag und im Netzwerk bewährt. Details zu Funktionen, Vorteilen und Nachteilen findest du jetzt auf den jeweiligen Tool-Seiten:
Calendly
Der Klassiker unter den Terminbuchungstools. Viele Integrationen und flexible Anpassungen. Die Server liegen in den USA.
TuCalendi
Eine tolle, europäische Alternative. Anbieter aus Spanien, DSGVO-konform und sehr beliebt bei Solo-Selbständigen.
TidyCal
Minimalistisch, günstig, mit einmaliger Zahlung nutzbar. Für Einsteiger und Sparfüchse ein super Tipp.
Alle drei bieten kostenlose Versionen zum Testen. So kannst du in Ruhe ausprobieren, welches Tool am besten zu dir passt.
Tipps für die beste Nutzung
Erinnerungen und Benachrichtigungen clever einsetzen
- Aktiviere automatische Erinnerungen für dich und deine Kundinnen und Kunden.
- Plane mehrere Erinnerungsstufen ein: z. B. eine Woche, ein Tag und eine Stunde vor dem Termin.
- Gestalte die Texte persönlich.
- Biete Umbuchungs- und Absagemöglichkeiten an.
- Denke auch an Follow-ups: Frage nach Feedback oder biete direkt einen Folgetermin an.
Deine Verfügbarkeit optimieren
- Analysiere, wann deine Hauptbuchungszeiten sind, und richte deine Zeitfenster danach aus.
- Plane Pufferzeiten zwischen Terminen ein.
- Biete eine gute Mischung aus festen und flexiblen Slots an.
- Vermeide Engpässe, indem du die maximale Anzahl an Terminen pro Tag festlegst.
- Blockiere Zeiten, in denen du keine Calls willst.
- Passe deine Verfügbarkeiten regelmäßig an deinen Arbeitsalltag an.
Kommunikation noch persönlicher gestalten
- Nutze klare und freundliche Formulierungen.
- Personalisiere deine Nachrichten mit dem Namen deiner Kundin oder deines Kunden.
- Reagiere schnell auf Fragen.
- Halte deine Kundschaft über Änderungen auf dem Laufenden.
- Biete verschiedene Kontaktmöglichkeiten an, z. B. E-Mail, Chat oder Telefon.
Regelmäßig prüfen und anpassen
- Schau dir deine Buchungsstatistiken an: Wann wird am meisten gebucht? Wo hakt es?
- Hole dir Feedback von deinen Kundinnen und Kunden ein.
- Passe deine Zeitfenster oder Erinnerungstexte bei Bedarf an.
- Teste neue Funktionen, um deinen Buchungsprozess noch einfacher zu machen.
Fazit
Ein gutes Terminbuchungstool spart dir Zeit, sorgt für weniger Absagen und macht einen professionellen Eindruck. Deine Kundinnen und Kunden buchen selbstständig, du vermeidest Doppeltermine und kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren. Wenn du noch unsicher bist, probiere die kostenlosen Versionen aus und entscheide dann, welches Tool am besten zu dir passt.