Kennst du das auch? Im Online-Business häufen sich mit der Zeit unglaublich viele Tools an. Manche hast du dir bewusst ausgesucht, andere einfach mal eben schnell installiert, wieder andere wurden dir empfohlen. Und an den ganzen Rest kann man sich nicht mal mehr erinnern, bis man plötzlich einen Newsletter von denen bekommt. Das Ergebnis ist ein riesiges Tool-Chaos, über das man schon lange den Überblick verloren hat und das mehr Kopfschmerzen als Erleichterung verursacht.
Das Problem dabei ist: Viele Tools haben keinen klar definierten Job.
Aber genau das muss vorhanden sein, damit du endlich Ordnung in dein Technik-Setup bekommst. Ein Tool kann dich nur dann bestmöglich unterstützen, wenn es ganz konkret etwas für dich erledigt. Sei es eine Aufgabe, ein Prozess oder als wichtiger Bestandteil deines Workflows.
In der Realität sieht es oft so aus:
- Tools werden angeschafft, ohne genau zu wissen, wofür eigentlich
- Sie werden genutzt, einfach „weil man sie halt hat“
- Aufgaben verteilen sich unbemerkt auf mehrere, sich überschneidende Tools
- Tools ergänzen sich nicht, sondern treten sich gegenseitig auf die Füße
- Man macht Arbeit doppelt oder unnötig kompliziert
- Irgendwann weiß niemand mehr, wofür das Tool ursprünglich gedacht war.
Ein Tool, das keine definierte Aufgabe hat, wird früher oder später zum Problem: Es frisst Platz, kostet Geld und macht Entscheidungen unnötig kompliziert. Das bedeutet nicht, dass ein Tool nicht viele Dinge kann. Ganz im Gegenteil, viele sind echte Alleskönner! Aber du musst für dich festlegen, wofür GENAU du dieses eine Tool in deinem Setup einsetzt.
Ein paar Beispiele dazu:
- Canva kann Präsentationen, Social-Media-Posts und PDFs – aber du nutzt es primär für Social Media Grafiken.
- Notion kann Datenbanken, Dokumentationen, Planung, Wikis – aber du nutzt es nur als zentrales Projektmanagement-Tool.
Du solltest dich also nicht nur fragen, was ein Tool alles kann. Sondern auch, wofür genau DU es in DEINEM Business verwendest. Dazu reicht es, wenn du einen einzigen Satz formulierst, zum Beispiel:
- „Dieses Tool nutze ich für Design und schnelle Social-Media-Grafiken.“
- „Dieses Tool nutze ich, um Kundentermine automatisch zu planen.“
- „Dieses Tool nutze ich als zentrale Wissenssammlung für alle meine Projekte.“
- „Dieses Tool nutze ich, um Newsletter zu schreiben und E-Mail-Automation zu erstellen.“
Hauptsache, der Satz mach die Funktion in deinem Business auf einen Blick deutlich. Alles, was das Tool darüber hinaus noch kann, ist ein netter Bonus, aber kein Muss in deinem täglichen Workflow.
Darum ist diese Definition so wichtig
Eine klare Aufgabe pro Tool bringt dir sofort eine Reihe von Vorteilen:
- Du erkennst doppelte Tools einfacher: Haben sie einen ähnlichen Satz, lohnt es sich genauer hinzuschauen.
- Entscheidungen werden leichter: Tools mit festen Aufgaben bleiben, alle anderen werden nicht benötigt
- Es wird weniger komplex: Weniger Tools bedeuten weniger technische Probleme, simplere Prozesse, mehr Zeit,…
- Deine Prozesse werden sinnvoller: Wenn du genau weißt, welches Tool was macht, wird dein gesamter Workflow klarer und effizienter.
- Du sparst bares Geld: Viele Tools kosten monatlich, werden teurer. Egal, ob du sie nutzt oder nicht. Mit einer Definition siehst du leichter, wen du kündigen kannst.
Fazit
Ein Tool ohne feste Aufgabe ist unnötiger Ballast auf allen Ebenen. Nimm dir kurz Zeit und geh deine Tools einmal systematisch durch, am besten mindestens ein Mal im Jahr. Je nachdem, wie oft du dir neue Tools kaufst oder wie schnell diese große Updates rausbringen.
Es geht nicht darum, zwanghaft minimalistisch zu sein oder möglichst wenige Tools zu nutzen. Es geht darum, die richtigen Tools ganz bewusst einzusetzen, damit sie dich in deinem Business optimal unterstützen.